+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Какие правила соблюдать чтобы вести регистрацию журналов в электронном виде

Регистрация ведется в пределах календарного года. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Полнота отражения информации о документе при регистрации. Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Вам могут пригодиться и типовые формулировки резолюций и перечень видов документов. Подумайте, в какой форме вы будете хранить данные для электронного журнала регистрации.

Нужна ли регистрация электронного периодического журнала

Но зато достаточно подробно отражены стандартные требования к ведению бумажных журналов, которые итак хорошо известны и за десятки лет практически не изменились.

А вместе с тем, считаю, что этот вопрос является важным и актуальным, особенно сейчас, когда работодатели должны заниматься созданием и функционированием СУОТ, в том числе и управлением документами СУОТ.

Тем более, что действительно отсутствуют требования, запрещающие оформление и ведение записей в журналах регистрации инструктажа электронной формы. В связи с этим возникают дополнительные вопросы: достаточно ли будет простой электронной подписи работника и как её получить, какая программа лучше всего подойдет для этих целей, каков алгоритм действий для внедрения этого начинания?

Юрий Присоединяюсь к О. Бумажно-бюрократический порядок ведения журналов а их достаточно много сформировался, наверное, еще в сталинские времена, когда и печатная машинка была роскошью.

Сегодня это сильно выпадает из общего стиля работы. Теряется смысл в применении электронных программ, рекламируемых в том числе на данном сайте. Введение электронных подписей для десятков а то и сотен работников предприятия вряд ли реально осуществимо. Видимо настало время пересмотреть структуру документооборота, тем более что об электронной экономике мы слышим уже и от председателя Правительства РФ. Интересно, кто может сдвинуть этот вопрос с места? Владимир При чем тут электронная подпись?

Кому её показывать? Человек спросил про возможность распечатать список инструктируемых, с указанием напротив каждого кучи инструкций которые он обязан знать и соблюдать. Ситуация стандартная. В каждом подразделении. С тех времен, когда принтер был чудом, принято прошить, пронумеровать и заполнять от руки листы журнала, строчки не пропускать, дабы задним числом не приписать.

Научите, как сжульничать, если на листах напечатаны фамилии и номера инструкций, а дата инструктажа в хронологическом порядке, подписи инструктирующего и инструктируемого рукописные.

Как на такой лист задним числом впечатать человека. Вновь принятых, можно дописать от руки, в свободные строчки ниже. Новый квартал новый печатный лист с кадровыми работниками и рукописное продолжение новых.

Допустимо ли ведение журналов регистрации кадровых документов в электронном виде

Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах 1. Сервисы — основные и дополнительные инструменты, предлагаемые Пользователю для взаимодействия с органами власти. Администрация портала — должностные лица Федеральной службы по труду и занятости и представители исполнителя работ по государственному контракту на осуществление технического сопровождения Портала, осуществляющие оперативное управление Порталом.

Пользователь — лицо, зарегистрированное на Портале, которому предлагается использовать услуги и сервисы, предоставляемые Порталом.

Модератор — представитель Администрации портала, обрабатывающий сообщения пользователей. Общие правила 2. Регистрация пользователей 3. Только зарегистрированные пользователи имеют возможность интерактивного взаимодействия с сервисами Системы. Полученный пароль необходимо ввести в специальное поле в открывшемся окне. Только после ввода пароля учётная запись активируется.

В случае осуществления регистрации данным способом верификация посредством смс-сообщения исключена. Публикация обращений 4. Каждый зарегистрированный Пользователь может публиковать обращение. Обращения публикуются в соответствии с предложенным классификатором категорий проблем. Для создания обращения необходимо заполнить форму обращения. В форме обращения Пользователь должен указать свои настоящие данные. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о себе, как о заявителе: - адрес проживания заявителя; - фамилия, имя, отчество при наличии заявителя; - номер мобильного телефона заявителя в случае отсутствия мобильного телефона, необходимого при регистрации в Системе, заявитель вправе подать обращение напрямую на адрес электронной почты территориального органа Роструда.

В случае если Пользователь не был зарегистрирован ранее на Портале, на данный указанный номер телефона поступит код активации, который необходимо ввести в специальное поле в появившемся окне с целью активации учётной записи Пользователя и его обращения; - электронный адрес, на который будут поступать уведомления о ходе решения проблемы.

Пользователю необходимо заполнить следующие поля о месте работы: - регион, город и точный фактический адрес организации, сотрудником которой он является -лся ; - данные об организации: название, организационно-правовая форма, юридический адрес, данные о руководителе; - сведения о своей должности и периоде работы; - сведения о третьих лицах, упоминание которых требуется для полного описания проблемы.

Пользователю необходимо заполнить следующие поля о своей проблеме: - пояснения к сложившейся ситуации; - фотоматериалы.

В случае если заявитель нарушает данный пункт правил, за публикацию информации несёт ответственность сам Пользователь.

Ведение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Документы в электронном виде Можно ли вести кадровые документы в электронном виде? В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников.

Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью п. То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением п.

А вот журнал книгу регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера. Это же относится к журналу учета приказов о приеме на работу. Дело в том, что унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому специалист кадровой службы организации может выбрать наиболее практичный способ регистрации бумажный носитель и или электронный.

Формы таких журналов целесообразнее утвердить приказом работодателя. Обратите внимание: журналы книги учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет пп. В связи с чем на практике применяется электронная регистрация указанных документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать. Регистрационные журналы, книги, карточки Для регистрации документов используются журналы книги и карточки.

Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы книги регистрации Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel.

Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая — учетную запись. В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе. В произвольной форме ведутся: Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены. Формы журналов, рекомендованные ГОСТ Система стандартов безопасности труда.

Организация обучения безопасности труда. Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, года статьи , ,, и др.

Журналы книги регистрации подлежат особому хранению. Бумажные журналы книги регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала книги , а после внесения последней возможной записи — дата окончания.

Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке. Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков.

В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы. Регистрационные карточки К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы.

Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации.

Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека. Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную — во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Кто должен вести регистрацию документов В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации. Часть внутренних документов приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.

Протоколы заседаний — по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Можно ли вести журнал регистрации инструктажа на рабочем месте в электронном виде и при проведении инструктажа распечатывать листы, ставить подписи и подшивать? Заранее спасибо! Здравствуйте, Владимир! Нормативно не установлено требование, в соответствии с которым журналы проведения инструктажей по охране труда должны вестись в бумажном виде. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Журналы в электронном виде. Регистрация исходящих документов Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов.

Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации.

Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма , бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов смотрите образцы бланков. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно.

Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности хранят постоянно , приказов по личному составу 75 лет. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям. Если в организации используется система электронного документооборота СЭД , то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

У меня это работает. У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании. Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов групп документов.

Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами представление, справки и др.

Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте. Добрый день! У нас в компании при старом руководстве не велась книга выдачи удостоверений, но их было Если удостоверения выдавались под номерами, и есть возможность восстановить их, то лучше начать с первого номера, записав выданные удостоверения, с 1 по 24, затем продолжить новые с В противном случае новые удостоверения надо регистрировать с первого номера.

Подскажите, если договор компании с контрагентом направляется в банк, следует ли его регистрировать как исходящий? Лучше направить договор с сопроводительным письмом, в этом случае под исходящим номером регистрируется сопроводительное письмо, а у договора должен быть свой номер. НО мы знаем, что в 1 томе должно быть не более л. В делопроизводстве, когда формирование дела ещё не завершено, при объеме в л. Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам.

Здравствуйте, по ошибке нарушен хронологический порядок в книге входящей документации примерно на номеров. Что нужно делать?

Тут уже ничего не исправишь. По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку. У нас по номенклатуре есть журнал регистрации ком. Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

Можно вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию командированных лиц ст. Скажите, пожалуйста, на каком основании можно требовать, чтобы исполнитель делал 2 экз. Ну, чтобы в дальнейшем 1 экз. А то получается требуя сейчас 2 экз.

Этот порядок устанавливается локальными нормативными актами организации инструкция по делопроизводству и др. Вопрос по поводу подготовки приказов по основной деятельности к архивному хранению.

Подскажите, перед переплетом дела, нужно ли делать опись приказов по основной деятельности срок хранения постоянно , если есть регистрационные журналы? Журналы ведутся в электронном виде. Можно ли вместо описи распечатать и подшить регистрационный журнал и оформить только титульный лист и лист заверитель дела?

К приказам по личному составу внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Такая опись в обязательном порядке составляется к личным делам. Согласно ст.

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения Опубликовано пользователем HRTrud О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно.

Трудовой Кодекс Вопрос Можно ли вести журналы регистрации кадровых документов в электронном виде, распечатывать в конце года, нумеровать, прошивать или нужно вести только вручную? Ответ Кадровые журналы помогают фиксировать очередность издаваемых документов и не сбиться в их нумерации. В электронном виде в течение года можно вести только такие регистрационные учетные формы, которых не нужны собственноручные подписи сотрудников или исполнителей.

Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утв. Поскольку содержит: графу 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку"; графу 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". Таким образом в книге должны стоять 2 подписи: кадровика при приеме трудовой книжки и работника при получении трудовой при увольнении. К тому же требования к форме и порядку ведения указанной регистрационной формы установлены нормативными актами.

Как по-новому хранить кадровые документы и что изменить в работе С 18 февраля года отдельные кадровые документы нужно хранить в течение других сроков. С этой даты действует новый Перечень управленческих документов приказ Росархива от Эксперты журнала "Справочник кадровика" рассказали, что нужно скорректировать в работе отдела кадров, сколько теперь хранить документы и когда можно уничтожить те, которые оформили в период действия старого Перечня.

Читать статью в журнале А вот журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним возможно вести в электронном виде с помощью компьютера. На практике многие работодатели "подстраховываются" и продолжают вести бумажные формы. Это связано с тем, что в ходе контрольного мероприятия проверяющий инспектор ГИТ, налоговой инспекции и т.

К тому же проверяющие достаточно часто скептически относятся к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде. Но если в нормативных актах отсутствуют положения об обязательности ведения журнала на бумажном носителе, с особыми правилами оформления прошнурован, пронумерован, заверен печатью , его можно вести в электронном виде. Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде.

Если же такой графы в форме не предусмотрено, то возможна электронная регистрация документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе. К тому же ведение электронных журналов значительно упрощает работу кадровиков, так как в большинстве случаев они формируются автоматически в программах, в которых ведется кадровый учет. Специалисту остается лишь вывести печатную форму. Образцы документов для вас.

Можно Ли Вести Журнал Регистрации Инструктажа На Рабочем Месте в Электронном Виде?

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать. Регистрационные журналы, книги, карточки Для регистрации документов используются журналы книги и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

В случае если транспорт полностью исправен, шофёр может отправляться на маршрут. При обнаружении неполадок транспорт оставляют для восстановления либо направляют на станцию техобслуживания. В журнал выхода на линию транспортных средств фиксируется техническое состояние машины, показания спидометра и время выезда.

Какие правила соблюдать чтобы вести регистрацию журналов в электронном виде

Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах 1. Сервисы — основные и дополнительные инструменты, предлагаемые Пользователю для взаимодействия с органами власти. Администрация портала — должностные лица Федеральной службы по труду и занятости и представители исполнителя работ по государственному контракту на осуществление технического сопровождения Портала, осуществляющие оперативное управление Порталом. Пользователь — лицо, зарегистрированное на Портале, которому предлагается использовать услуги и сервисы, предоставляемые Порталом. Модератор — представитель Администрации портала, обрабатывающий сообщения пользователей. Общие правила 2.

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

Документы в электронном виде Можно ли вести кадровые документы в электронном виде? В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников. Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью п. То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением п. А вот журнал книгу регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера.

Скажите, кто в курсе, можно ли вести такие журналы в электронном виде?. Все знают, что бывают случаи когда приходится делать документы задним числом, из-за этого журналы в бумажном виде выглядят ужасно. Как вы с этим боритесь?  Вы знаете - у нас специфическая система учёта и регистрации, поэтому проблем с "задним числом" пока не было (тьфу, тьфу, тьфу). Вам проще, а я ломаю голову. Как сделать, чтобы журнал вести аккуратно. Не пенреписывать же его в конце года на чистовую. Новичок.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде?

Но зато достаточно подробно отражены стандартные требования к ведению бумажных журналов, которые итак хорошо известны и за десятки лет практически не изменились. А вместе с тем, считаю, что этот вопрос является важным и актуальным, особенно сейчас, когда работодатели должны заниматься созданием и функционированием СУОТ, в том числе и управлением документами СУОТ. Тем более, что действительно отсутствуют требования, запрещающие оформление и ведение записей в журналах регистрации инструктажа электронной формы. В связи с этим возникают дополнительные вопросы: достаточно ли будет простой электронной подписи работника и как её получить, какая программа лучше всего подойдет для этих целей, каков алгоритм действий для внедрения этого начинания?

Документы кадрового учета

Трудовой Кодекс Вопрос Можно ли вести журналы регистрации кадровых документов в электронном виде, распечатывать в конце года, нумеровать, прошивать или нужно вести только вручную? Ответ Кадровые журналы помогают фиксировать очередность издаваемых документов и не сбиться в их нумерации. В электронном виде в течение года можно вести только такие регистрационные учетные формы, которых не нужны собственноручные подписи сотрудников или исполнителей.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Маргарита

    Прикольно. Теперь, если кто-то из женского пола будет намекать на секс, надо намекать, что вот, дескать, расписочку сначала надо бы написать. После получения расписки, сексом заниматься вовсе не обязательно: получил расписку, потом сказал, что голова что-то разболелась, как-нибудь другой раз. Уверен, что кто то их будет коллекционировать А кто-то, возможно, в соцсетях публиковать даже просто прикола ради.

  2. Наталья

    Или терактов хотите со студентами с холостыми патронами вразвалочку настреляв 20 жертв, где и съемки-то велись вообще в разное время суток? или сахарок марки гексоген в подвале хотите чтоб фсбшники завезли? или трупы журналистов по всей стране собирать? или оппозиционеру цветы возлагать под вр?

  3. Павел

    Відповідь на поставлене запитання роби все по закону або закрийся?