+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Какие документы должны храниться в отделе кадров предприятия

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ. Скачать заполненный образец анкеты работника. Скачать бланк внутренней описи личного дела. Скачать бланк личного листка по учету кадров. Скачать образец листа ознакомления работника с делом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Перечень необходимых кадровых документов. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.

Правила хранения личных дел в кадровой службе

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

В организациях источниках комплектования по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

В пункте 1. Сроки хранения документов, данные в пункте 2. Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения договоры , то есть источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.

Определенные документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций пункт 2.

Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки штатно-списочный состав работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и или длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и или необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет пункт 2. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

С учетом пункта 2. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в году, начинается с 1 января года. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:.

Основные положения. Особенности хранения кадровых документов. Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью особенно документы, содержащие персональные данные , так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований. Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации. В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим оперативным. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:. Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников если они ведутся.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов сейфов для хранения документов. Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.

В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них. Основанием последующего архивного хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения до 10 лет включительно. Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения свыше 10 лет и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем. При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя. Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:.

Н оменклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. В соответствии с пунктом 3. Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.

Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: , где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.

Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее. Журнал учета приказов по личному составу Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню Перечень типовых управленческих документов , а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел томов , по разделам постоянного и временного хранения: свыше 10 лет и до 10 лет включительно.

Далее приведена примерная форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение. В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива.

Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив. Согласно пункту 3. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Перечень необходимых кадровых документов. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников статья ТК РФ.

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда. График сменности Ст. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Распорядительные документы. Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Ст. Обязательно Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах Положение о персональных данных работников Ст.

Обязательно Трудовая книжка Ст. Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. Обязательно График сменности Ст. Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Обязательные кадровые документы

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности.

Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия.

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками. Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации.

Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств. Коллективный договор ст. Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений работодателя или трудового коллектива.

Должностные инструкции ст. Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию. Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности ст. Положения об оплате труда , премировании ст. Положение об аттестации сотрудников ст. График сменности ст. Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно.

Может оформляться как приложение к колдоговору. Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем ст. Положение о разделении рабочего дня на части ст. Документы, регламентирующие порядок профподготовки и дополнительного профобразования работников ст. Медицинские книжки работников ст. Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам - это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий — субъектов малого и среднего предпринимательства. Согласно ст Работодатель имеет право отказаться частично или полностью от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником. Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах млн. Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки на бумаге или электронно , заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц. На работодателей - индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст.

То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко — в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс. Полный доступ бесплатно на 2 дня. Кадровое делопроизводство Документы, оформляемые при приеме на работу в году. Кадровое делопроизводство Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Кадровое делопроизводство Приказ об утверждении графика отпусков. Кадровое делопроизводство Ознакомление работника с записями в трудовой книжке.

Кадровое делопроизводство Приказ о приеме на работу временно. Кадровое делопроизводство Справка для получения путевки на санаторно-курортное лечение. Кадровое делопроизводство График отпусков: образец заполнения - Кадровое делопроизводство Как составить резюме заместителя главного бухгалтера образец. Кадровое делопроизводство Запись в трудовой книжке при ликвидации организации. Кадровое делопроизводство Какие работы относятся к работам на высоте.

Кадровое делопроизводство Количество рабочих дней в декабре Кадровое делопроизводство Приказ об утверждении штатного расписания. Прием на работу Новые правила приема на работу в году. Прием на работу Образец автобиографии при приеме на работу. Бухгалтерская отчетность Расчет по страховым взносам за 2 квартал с нулевыми взносами: образец. Кадровое делопроизводство Как писать объяснительную на работе. Пенсионеры, Транспортный налог Транспортный налог для пенсионеров.

Бухгалтерская отчетность Расчет по страховым взносам за 2 квартал Декретный отпуск На какие выплаты может рассчитывать неработающая беременная. Бухгалтерский учет Маркировка уборочного инвентаря по СанПиНу: образец. Первичные документы Журнал учета и выдачи инструмента. Пенсионеры Индексация пенсий по годам. Налог на прибыль Пояснения по прибыли: низкая налоговая нагрузка образец.

Выплаты персоналу Выплата декретных: сроки. Перейти к основному содержанию. Похожие публикации. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Документы, оформляемые при приеме на работу в году. Акт приема-передачи трудовых книжек. Повышение квалификации в электронной трудовой книжке.

Как составить акт о прогуле сотрудника. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку. Читайте также. Популярное Прием на работу Новые правила приема на работу в году. В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников. При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.

Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение.

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных то есть местных нормативных документов. Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы — факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации.

Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:. Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме или создавать для них свои собственные унифицированные формы следующие виды приказов:.

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:. Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда.

Это тема для разговора с бухгалтерами. Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять. Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы.

А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. От этого зависит исход дела. На факультативной основе но это очень полезно с точки зрения доказывания ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений бумажную или в электронном виде об этих событиях:.

Подписка на почте Подписка в вашем городе. Скачать бесплатно демо-номер журнала. Узнать больше: Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные Если секретарь еще и кадровик Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ. Скачать заполненный образец анкеты работника. Скачать бланк внутренней описи личного дела.

Скачать бланк личного листка по учету кадров. Скачать образец листа ознакомления работника с делом. Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих см. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:. Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен.

Документы в сейфах располагают по номерам, в небольших организациях — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Отвечая на вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, отметим, что это определено законодательно: в коммерческих организациях бумаги, содержащие персональные данные хранятся 75 лет см. Для госслужащих порядок иной. Пока человек работает, бумаги с его персональными данными находятся в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф для уволенных и продержат там еще 10 лет.

В соответствии со ст. Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации даже в кадрах не все готовят дела к архивации.

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их прямая обязанность. Порядок регламентируется внутренней документацией. После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, дополняя его документами по мере поступления до момента увольнения.

Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху. Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет возможность получить любую информацию из своего дела. Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено.

Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Лиц, нарушающих условия и правила хранения личных дел в кадровой службе, привлекают к дисциплинарной пп. Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа ч. За разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц см. Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно.

За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных. Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности.

Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение. Отзыв разрешения на обработку персональных данных — бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина. Отзыв не имеет унифицированной формы, передается лично или по почте, и на него обязательно должна быть реакция оператора, обрабатывающего ваши личные данные.

Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. Непогашенная или не снятая судимость запрещает трудоустройство на некоторые должности, а значит, без проверки не обойтись. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Регистрация в системе означает, что человек может отчислять страховые взносы и рассчитывать на пенсию по старости. Но больше зеленую карточку не выдают, и работодателям нужны уведомления о регистрации работника в системе на бумаге или в электронном варианте.

Правила хранения личных дел в кадровой службе. Екатерина Щербатова. Судебная практика в связи с коронавирусом. Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Скачать заполненный образец анкеты работника Скачать бланк внутренней описи личного дела Скачать бланк личного листка по учету кадров Скачать образец листа ознакомления работника с делом.

Скачать образец внутренней описи личного дела. Скачать форму листа заверителя дела. Скачать образец приказа об утверждении уполномоченных на г. Скачать дополнение к анкете работника. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Автор: Екатерина Щербатова Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Связанные статьи. Как правильно хранить копии документов в личных делах работников Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. Состав личного дела работника Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности.

Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных Отзыв разрешения на обработку персональных данных — бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина.

Способы проверки сотрудника на судимость Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. СНИЛС: часто задаваемые вопросы Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Образцы документов. Как оформить согласие на обработку персональных данных. Как получить ИНН через интернет. Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников.

Образец положения о персональных данных работников. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде. Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда. Обязательные документы при проверках Календарь кадровика. Хранение и использование персональных данных Меры по защите персональных данных работников Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных.

Привлечение иностранцев Оформление иностранцев. Оформление приема на работу Трудовой договор. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск.

График работы Привлечение, оформление и оплата Учет рабочего времени Выходные и праздничные дни. Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР Дисциплинарные взыскания Порядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины. Заработная плата Районные коэффициенты и надбавки Материальная ответственность работника.

Оплата больничного листа не пилотный проект Оплата больничного листа пилотный проект Заполнение больничного листа работодателем Работа с электронными больничными Пособие по беременности и родам. Порядок проведения аттестации Ограничения на увольнение из-за непрохождения аттестации Расходы на подготовку и переподготовку кадров. Основания для увольнения Процедура увольнения по сокращению. Перейти в telegram-чат. Карантин и коронавирус Прием на работу Отпуск Больничные Льготы и компенсации Иностранные работники Увольнение Трудовые споры Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Перевод на удаленную дистанционную работу Нерабочие дни в связи с коронавирусом Временные правила по оформлению и оплате больничных листов.

Список документов при приеме на работу Медосмотры при приеме на работу Испытание при приеме на работу Существенные условия трудового договора.

График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск. Правила получения и оплаты пособия по временной нетрудоспособности Электронные больничные Пособие по беременности и родам. Льготный дополнительный отпуск Права инвалидов Льготы работающим пенсионерам Особенности работы женщин. Патент на работу в РФ Особенности приема на работу иностранца Особенности увольнения иностранца.

Увольнение по собственному желанию Увольнение по соглашению сторон Процедура увольнения по сокращению. Увольнение за прогул Нарушение сроков выплаты зарплаты Восстановление на работе.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных то есть местных нормативных документов. Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы — факультативные локальные нормативные акты.

Обязательная кадровая документация

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Антип

    159 ч 3 ук рф 15 лет? Он полный идиот, который нихрена не знает

  2. Ганна

    Когда ты говоришь, что коррупция это проблема, скажи чья это проблема?

  3. Сидор

    Количество мест ограничено.

  4. Конон

    Все дуже цікаво! Це наше життя! Якщо не одне так друге, рано чи пізно ми всі стикаємося з проблемами! Все дуже добре, продовжуйте далі!